第4章創建與使用access數據庫演示文稿

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1、Access數據庫基礎及應用,第4章 創建與使用Access數據庫教學知識點Access數據庫的特點Access數據庫的創建方法Access數據庫的基本操作,Access數據庫基礎及應用,4.1 Access數據庫應用實例教學管理系統圖4-1“教學管理系統”主界面,Access數據庫基礎及應用,4.2 Access數據庫 Access中，只有建立了數據庫，才能創建數據庫的其他對象。數據表、查詢、窗體、報表都是數據庫的對象，所有這些對象集合在一起，形成一個數據庫。 4.2.1 Access數據庫結構 Access數據庫是關系數據庫。 在Access數據庫中，任何事物都被稱為對象。Access中，

2、共有七種數據庫對象：數據表（簡稱表）、查詢、窗體、報表、數據訪問頁、宏和模塊。,Access數據庫基礎及應用,4.2.2 Access數據庫文件 Access數據庫是一個擴展名為.MDB的獨立的磁盤文件。例如，“教學管理.MDB”。 需要指出的是：用戶創建的數據庫由表、查詢、窗體、報表、數據訪問頁、宏和模塊等數據庫對象構成，他們都存儲在同一個以.MDB為擴展名的數據庫文件中。建議在創建數據庫之前，建立一個專用于保存應用系統的文件夾，并把.MDB文件存放在該文件夾下。,Access數據庫基礎及應用,4.3 創建數據庫4.3.1 數據庫的規劃與設計 對所創建數據庫進行整體規劃和設計過程一般包括以下

3、步驟： (1) 通過需求分析確定建立數據庫的目的 需求分析的主要任務是詳細調查，研究客戶需要，明確客戶要對哪些數據進行處理，需要哪些數據管理功能，然后決定在數據庫中如何組織數據。 需求分析進行得是否準確充分，直接決定著數據庫的運行速度、運行效率和質量。,Access數據庫基礎及應用,(2) 確定表 將所有信息放在一個表中，難免會出現大量的重復字段，容易造成存儲空間的浪費。一個表應是關于某個特定主題的數據集合。對每個主題使用單個表，既可使數據庫的效率更高，又可以減數據輸入的錯誤。明確了建立數據庫的目的之后，就應把所要處理的信息分成不同主題，每個主題的相關數據構成數據庫中的一個表。,Access數

4、據庫基礎及應用,(3) 確定表中的字段 表確定后，需要設計表中的字段以確定每個表中保存的數據信息。設計表中字段要遵循兩個原則：字段唯一性和字段無關性。 字段唯一性是指表中的每個字段只能包含唯一類型的數據信息；而字段無關性是指在不影響其他字段的情況下，必須能夠對任意字段進行修改（非主關鍵字段）。,Access數據庫基礎及應用,(4) 確定每個表的主關鍵字 關系數據庫系統的強大功能在于其可以使用查詢、窗體和報表快速地查找并組合存儲在各個不同表中的信息。為了做到這一點，每個表都應該確定一個或一組這樣的字段：這些字段是表中所存儲的每一條記錄的唯一標識，這樣的字段稱作表的主關鍵字（或主鍵）。 Acces

5、s中不允許在主鍵字段中輸入重復值或Null值。,Access數據庫基礎及應用,(5) 確定各表之間的聯系 表中的字段是互相協調的，這種協調通過表之間的聯系來實現。所以需要分析每個表，以確定表中的數據和其他表中數據有何聯系。必要時，可在表中加入字段或創建一個新表來明確這種聯系。 (6) 改進設計 數據庫設計需要不斷發現問題、改進設計。改進設計是指對所作設計進行進一步分析，查找其中的錯誤和存在的問題，并加以改進。,Access數據庫基礎及應用,4.3.2創建數據庫的方法 創建數據庫的方法有三種：使用數據庫向導、使用模板和創建一個空數據庫。 前兩種方法創建數據庫對象時，可根據用戶的選擇創建表、查詢、

6、窗體和報表等，用戶可根據需要在此基礎上修改，從而簡單、快速地建立整個應用系統。第三種方法是首先創建一個空數據庫，然后逐步向數據庫中添加表、查詢、窗體和報表等。這種方法靈活通用，但操作較復雜，用戶必須自主建立數據庫應用系統所需的每一個對象。,Access數據庫基礎及應用,4.3.2創建數據庫的方法 1.使用數據庫向導創建數據庫 操作步驟如下： 1）單擊工具欄上的“新建”按鈕， 打開“新建文件”任務窗格，如圖4-2所示，單擊“模板”下的“本機上的模板”。 圖4-2,Access數據庫基礎及應用,2）在彈出的“模板”對話框中，選擇“數據庫”選項卡，單擊要創建的數據庫類型的圖標，如單擊“訂單”圖標，如

7、圖4-3所示，單擊“確定”按鈕。 3) 在“文件新建數據庫”對話框中，指定數據庫名稱和保存位置,單擊“創建”按鈕。,圖4-3,Access數據庫基礎及應用,4）依次彈出“訂單”數據庫窗口和第一個“數據庫向導”對話框，如圖4-4，對話框中顯示訂單數據庫中所涉 圖4-4及到的各種信息，單擊“下一步”按鈕。,Access數據庫基礎及應用,5) 在第二個“數據庫向導”對話框中，通過單擊字段名稱前面的復選框選擇所需要的字段，然后點擊“下一步”按鈕。如圖4-5所示， 圖4-5,Access數據庫基礎及應用,6) 在第三個“數據庫向導”對話框中，確定數據庫的屏幕顯示樣式。右側選擇顯示樣式，左側查看顯示效果，

8、單擊 圖4-6“下一步”按鈕，如圖4-6。,Access數據庫基礎及應用,7) 在第四個“數據庫向導”對話框中，確定打印報表所用的樣式，單擊“下一步”按鈕。如圖4-7。,圖4-7,Access數據庫基礎及應用,8) 在第五個“數據庫向導”對話框中，指定數據庫的標題，確定是否在所有報表上加一幅圖片，單擊“下一步”按鈕，如圖4-8所示。,圖4-8,Access數據庫基礎及應用,9) 在第六個“數據庫向導”對話框中。選擇是否在創建數據庫之后立即啟動數據庫（默認：選定），還可選定在啟動數據庫時顯示有關數據庫 圖4-9操作的幫助信息。最后單擊“完成”，如圖4-9。,Access數據庫基礎及應用,10)

9、出現Access創建數據庫的進程。數據庫創建完成。提示輸入數據庫使用者的公司名稱、地址和相關信息。也可關閉對話框，暫不填寫。 11) 完成數據庫的創建，出現“主切換面板”和“訂單”數據庫窗口。這時創建的數據表中沒有數據，使用“主切換面板”中的提示填寫數據，或雙擊數據庫窗口中相應的表，在打開的數據表視圖中輸入數據。如圖4-10。,Access數據庫基礎及應用,圖4-10,在步驟4)9)的任何一步，都可單擊“完成”按鈕。,Access數據庫基礎及應用,2. 使用模板創建數據庫 Access2003中，可以在“Office Online模板”中搜索Access模板，并從網上下載模板來創建數據庫。 使

10、用“模板”創建數據庫的步驟如下： 1) 單擊工具欄上的“新建”按鈕，打開“新建文件”任務窗格。 2) 在“模板”下搜索特定的模板，或單擊“Office Online模板”，在彈出的對話框中尋找合適的模板。 3) 選擇需要的模板后，單擊“下載”按鈕。,Access數據庫基礎及應用,3. 創建空數據庫 在應用系統的實際開發中，最常用的方法是先創建一個空數據庫，然后再添加表、窗體、報表及其他對象。即需要分別定義每一個數據庫對象。 操作步驟如下： 1) 單擊工具欄上“新建”按鈕，打開“新建文件”任務窗格。 2) 單擊“空數據庫”。 3) 在“文件新建數據庫”對話框中指定數據庫的名稱和保存位置。 4)

11、通過“數據庫”窗口，創建所需的數據庫對象。,Access數據庫基礎及應用,4.4 操作和管理數據庫4.4.1 打開、關閉數據庫 1.打開數據庫 操作步驟如下： 1) 單擊工具欄上的“打開”按鈕，或單擊“文件”菜單中的“打開”命令。 2) 在“打開”對話框中單擊“位置欄”中的快捷方式或“查找范圍”框中包含所需 Microsoft Access數據庫的驅動器或文件夾。 3）在文件夾列表中雙擊相應的文件夾，直到出現想要打開的數據庫并選定之。,Access數據庫基礎及應用,4）單擊“打開”按鈕旁的箭頭，出現四種打開方式：如圖4-11所示。,圖4-11,Access數據庫基礎及應用,打開：允許網絡環境下

12、多個用戶同時訪問并修改此數據庫。 以只讀方式打開：只能查看不能編輯修改此數據庫。防止錯誤修改。以獨占方式打開：將不允許其他用戶再打開該數據庫，可有效保護本用戶對網絡環境下共享數據庫的修改。以獨占只讀訪問方式打開：同時具有“獨占”和“只讀”的特點。,Access數據庫基礎及應用,5）選擇四種方式之一，出現“安全警告”對話框，如圖4-12所示,單擊“打開”按鈕。,圖4-12,Access數據庫基礎及應用,2. 關閉數據庫 通常Access系統只有一個當前數據庫。當打開一個數據庫時，此前打開的數據庫會被自動關閉。另外，還可根據返回位置的不同關閉數據庫。 (1) 只關閉數據庫文件不退出Access 2

13、003。單擊數據庫窗口的“關閉”按鈕或選擇“文件”菜單中的“關閉”命令或按“Ctrl+W”鍵。 (2) 關閉數據庫同時退出Access 2003。單擊主窗口“關閉”按鈕或選擇“文件”菜單的“退出”命令。,Access數據庫基礎及應用,4.4.2 設置數據庫的默認文件夾 為方便管理、操作數據庫文件，常通過設置數據庫的默認文件夾把數據庫放在一個“專用”文件夾中。 操作步驟如下： 1) 打開“工具”菜單，選擇“選項”彈出“選項”對話框，如圖4-13。 2) 選擇“常規”選項卡，在“默認數據庫文件夾”文本框中輸入默認文件夾名稱，單擊“確定”。,圖4-13,Access數據庫基礎及應用,4.4.3 備份

14、和恢復數據庫 為了加強對數據庫存儲的安全管理，對重要的數據庫應該經常進行備份。一旦發生意外，可以通過備份的數據庫進行恢復。 1.備份數據庫 1) 打開要備份的數據庫，確保其中所有對象已關閉。 2) 單擊“文件”菜單中的“備份數據庫”命令,出現“備份數據庫另存為”對話框,如圖4-14。,圖4-14,Access數據庫基礎及應用,3) 在“文件名”文本框中指定備份數據庫的文件名，在“保存位置”列表框中選擇保存位置，然后單擊“保存”按鈕。默認的文件名為“原數據庫名_當前日期.mdb”。 一般情況下，備份數據庫應保存在其他位置。 4) 原數據庫重新自動打開，備份結束。 5) 如果數據庫應用了用戶級安全

15、機制，工作組信息文件也應同時備份。,Access數據庫基礎及應用,2. 恢復數據庫 使用文件復制的方法將備份數據庫文件和工作組信息文件復制到所需位置，然后改為正確的名稱即可。采用文件復制的方法也可以達到備份數據庫的目的。 當數據庫文件夾中已有的數據庫文件和備份數據庫文件重名時，若想保存已有文件，應在復制備份文件之前先進行文件的重命名，以免已有數據庫文件被替換。,Access數據庫基礎及應用,4.4.4 壓縮和修復數據庫 1.壓縮和修復當前數據庫 1) 如果要壓縮位于網絡上的共享數據庫，應確保沒有其他用戶打開它。 2) 打開“工具”菜單，單擊“數據庫實用工具”中的“壓縮和修復數據庫”命令。 3)

16、 系統自動關閉當前數據庫并進行壓縮和修復。壓縮、修復完成后的數據庫會自動打開。,Access數據庫基礎及應用,2. 壓縮和修復未打開的數據庫 1) 關閉當前數據庫文件。如果要壓縮位于網絡上的共享數據庫時，應確保沒有其他用戶打開它。 2) 打開“工具”菜單，單擊“數據庫實用工具”中的“壓縮和修復數據庫”命令。 3) 在“壓縮數據庫來源”對話框中，指定要壓縮的Access數據庫文件，然后單擊“壓縮”按鈕。 4) 在“將數據庫壓縮為”對話框中,為壓縮后的Access文件指定名稱、驅動器和文件夾。 5) 單擊“保存”按鈕。,Access數據庫基礎及應用,3.每次關閉數據庫時自動進行壓縮和修復 1) 打

17、開要自動壓縮的Access數據庫。 2) 單擊“工具”菜單中的“選項”命令。 3) 在“選項”對話框中單擊“常規”選項卡。 4) 選中“關閉時壓縮”復選框，如圖4-15。,圖4-15,Access數據庫基礎及應用,4.5 數據庫的轉換 Access數據庫轉換功能可將低版本Access數據庫轉換為高版本,也可將高版本的Access數據庫轉換為低版本。 1) 打開“工具”菜單，單擊“數據庫實用工具”中的“轉換數據庫”，選擇要轉換的版本。如圖4-16。,圖4-16,Access數據庫基礎及應用,4.5 數據庫的轉換 2) 在“數據庫轉換來源”對話框中,選擇要轉換的數據庫文件。 3) 在“將數據庫轉換

18、為”對話框中，確定轉換后的數據庫文件的名稱、保存位置，然后單擊“保存”按鈕。 如果在Access 2000以上的版本中打開Access早期版本的數據庫文件，系統將直接打開“轉換/打開數據庫”窗口，如圖4-17。用戶可根據提示，完成轉換/打開數據庫操作。,圖4-17,Access數據庫基礎及應用,4.5 數據庫的轉換 當一個數據庫從低版本轉換為高版本后，這個數據庫將無法再用以前的版本打開。 如果準備轉換Access 97或更早版本的數據庫，建議首先轉換到Access 2000文件格式。Access 2000的用戶可以打開這些Access文件，而在Access 2002或更高版本中使用Access 2000文件時，還能使用Access 2002或更高版本的新功能。將Access 文件轉換為Access 2002 - 2003文件格式后，將不能在 Access 2000 中打開該文件，不過可以將 Access 2002 - 2003 文件轉回Access 2000。,Access數據庫基礎及應用,4.6 小 結,